Ha megkérdeznénk egy termelővállalat beszerzőjét, hogy idejének hány százalékát fordítja gyorsan fogyó-kopó rezsianyagok, vagy szakmai megnevezéssel élve C kategóriás termékek megvásárlására, vajon mit válaszolna? És mekkora értéket tehetnek ki ezek a cikkek a teljes gyártási folyamathoz tartozó beszerzésekből? Az alábbiakból választ kaphatunk ezekre, és három olyan megoldást is bemutatunk, amellyel optimalizálni lehet a beszerzési folyamatokat.
2016 decembere és 2017 januárja között a lipcsei egyetem egy kérdőíves felmérést végzett 110 németországi cég beszerzőjének bevonásával. A kutatásban részt vettek kis- és középvállalkozások képviselői és a több mint 5000 foglalkoztatottat számláló nagyvállalatok beszerzésért felelős szakemberei is. Németország ipari szerkezetét is jól mutatja, hogy a kutatásban a legtöbb megkérdezett a gépgyártás és az építőipar területéről került ki.
A felmérés elsődleges célja az volt, hogy feltárja a vizsgált vállalatok beszerzési folyamatait idő- és költségoldalról egyaránt, és kiderítse, hogy a beszerzők milyen mértékben aknázzák ki az e-kereskedelem és a digitalizáció nyújtotta lehetőségeket a C kategóriás termékek megrendelése esetén. A tanulmány legmeglepőbb eredménye lett, hogy a beszerzéssel foglalkozó szakemberek munkaidejének közel 76 százalékát teljesen leköti e termékek megfelelő helyről történő megvásárlása, miközben ezen összetevők mindössze 0,6 százalékát teszik ki a teljes beszerzési értéknek. A fő probléma, hogy sokan még mindig a hagyományos csatornákat veszik igénybe a rendelések végrehajtására.
A tanulmány legfőbb konklúziója szerint a digitális felületeket használó munkatársak sokkal gyorsabban végre tudják hajtani a beszerzési folyamataikat az egyszerű, illetve C termékek területén. Ezáltal jelentős időt takaríthatnak meg, amelyet a vállalat számára jóval hatékonyabb feladatokra fordíthatnak, például alapanyagok vagy energia beszerzésének optimalizálására. A digitális átállás jelentősen növeli az erőforrások jobb kihasználását. Cikkünk további részében három digitális megoldást ismertetünk, amely hozzájárul a beszerzési idő lerövidítéséhez és a hatékonyság növeléséhez.
Webshop kis- és középvállalkozásoknak
Követendő példa lehet a Hahn+Kolb Hungária Kft. új weboldala, amely jó lehetőséget kínál a kis- és középvállalkozások számára beszerzési folyamataik optimalizálásához. Nem véletlen, hogy március végi indulását követően számtalan pozitív visszajelzés érkezett a portál aktív felhasználóitól. Az új webshop legfőbb előnye, hogy intelligens keresőmotorral látták el, így a cég 60 000 terméket számláló kínálatában könnyen el lehet igazodni, és a vásárlási lépéseket a minimálisra szorítani. A felhasználóbarát felületet a digitális kor igényei szerint alakították ki. Bejelentkezés után a kívánt terméket hat kattintással már meg is tudjuk rendelni. A megrendelések leadásánál nincs közbeiktatott emberi tényező. Az igény egyből a németországi központi raktárba fut be, ahol a rendelés beérkezését követő maximum 3 órán belül az áru a csomagolásra kerül, és a megrendelő 48 órán belül kézhez is veheti a kért terméket.
A hagyományos webshopoktól eltérően a Hahn+Kolb online B2B webáruházát kimondottan üzleti célú felhasználásra fejlesztették ki. A teljesség igénye nélkül az új webshop olyan funkciókat kínál felhasználóinak, amelyekkel * megrendelési jogosultságrendszert állíthat be az egyes felhasználók számára (érték, időhatár, termékkör stb.) * költséghelyet és költségviselőt határozhat meg * minimális és maximális rendelési érteket állíthat be felhasználói és vállalati szinten * megrendelési sablonokat hozhat létre vagy tölthet fel a rendszerbe, ezzel is gyorsítva a beszerzés folyamatát * könnyen visszakeresheti a vásárlási előzményeket.
Összefoglalva, az új webáruház igen kedvező felületet nyújt mindazok számára, akik szeretnének időt és energiát megtakarítani, és könnyen eligazodni a szerszámok világában.
OCI és EDI a beszerző két jó barátja
Az előző fejezetben bemutatott lehetőség elsősorban azoknak lehet alkalmas, akiknél a vállalati belső szabályzat nem korlátozza a beszerzés formáját és felületét. A két mozaikszó viszont két olyan megoldást jelöl, amely már a nagyobb vállalatok számára is ideális felületet kínál az elektronikus beszerzésre, mivel ezek a cég vállalatirányítási rendszerével (ERP) összhangban működnek. A két felület közötti különbség, hogy míg az OCI (Open Catalog Interface) átirányítja a felhasználót a webshopra, addig az EDI (Electronic Data Interchange) nem vált felületet, hanem a vállalatirányítási rendszeren belül folytatódhat a megrendelés és a munka. Az OCI használatakor a felhasználó hasonló módon intézi a beszerzés folyamatát, mint az említett webshop esetén, azonban az ott kiválasztott cikkek egy kattintással a belső vállalatirányítási rendszerbe kerülnek át. Így a megrendelésre szánt termékekkel lehet tovább az ERP-rendszeren belül dolgozni.
EDI-rendszerek használata esetében a kommunikáció a vállalatirányítási rendszerek között zajlik. A termékek kiválasztása, a megrendelés, a rendelés-visszaigazolások és a számlák mind a felhasználó rendszerében jelennek meg anélkül, hogy felületet kellett volna váltania. Az EDI által történő beszerzést csak az igazán kiforrott informatikai rendszerekkel és IT-szakemberekkel rendelkező vállalatok számára ajánlott bevezetni.
A jövő és vele együtt a felhasználók igénye pedig egyre inkább az egy felületen lebonyolítható beszerzések irányába mutat. Egy felület és számtalan lehetőség. Olyan felület, ahol a beszerző mindent megtalál, amire csak a cégének szüksége van. Felgyorsult digitális világunkban nincs idő arra, hogy erőforrásainkat felesleges tevékenységek kössék le.
Növekedés, növekedés, növekedés!
Az elektronikus kereskedelem témakörét elemezve érdemes áttekinteni az elmúlt évek e-vásárlási trendjeit. Az elektronikus beszerzés növekedése nemcsak világviszonylatban mutat kiemelkedően magas értékeket, hanem Magyarország sem marad ki ebből a tendenciából. A 2015-ös hazai teljes nettó kiskereskedelmi forgalom 4,1 százaléka származik online vásárlásokból, ami 319 milliárd forintot jelent. 2010-ben ez az összeg csak 137 milliárd forint volt, amelyet öt év alatt sikerült közel két és félszeresére duzzasztani. A 2020-as előrejelzések sem mutatnak eltérő tendenciát: a várakozások szerint az online vásárlás több mint 6 százalékot fog kihasítani a teljes kiskereskedelmi bevételekből.
Lemaradásban a B2B
Az online kereskedelem nem meglepő módon elsősorban a hagyományos értelemben vett fogyasztói piacokat hódította meg. Magyarországon ennek a beszerzési formának az ipari szegmensben betöltött helye legalább 3-4 éves lemaradásban van a fejlettebb országok piacaihoz képest. Lassan azonban kezdik belátni az üzleti élet felől a gazdasági szereplőket megcélzó úgynevezett B2B szereplői, hogy muszáj új csatornákat megnyitni versenyképességük megőrzése érdekében. A szolgáltatói szektor egyes képviselői készen állnak arra, hogy a vállalatokat bevezessék a digitális forradalom rejtelmeibe. Már csak a felhasználókban kell tudatosulnia annak, hogy vannak könnyebben és praktikusabban járható utak is a beszerzés területén.
