Egy korábbi bejegyzésünkben már részletesen bemutattuk, miért növekszi hazánkban is az ipari e-beszerzés népszerűsége. Akkori összefoglalónkból többek között kiderült:
- 5 ok, amiért a jövőben telefonon fogja leadni rendelését,
- milyen előnyökkel járnak az e-beszerzés legismertebb plattformjai,
- 6 hasznos webáruház funkció, ami megkönnyíti mindennapjait.
E-beszerzés a gyakorlatban
Korábbi cikkünkben részletesen bemutattuk, melyek az e-beszerzés legfontosabb plattformjai, bevezetésének lépései, és ezek milyen előnyökkel járnak.
A folyamatot egy példán keresztül szemléltetjük, ami egy hazai, országos lefedettséggel rendelkező, 50 fős szervízcsapattal dolgozó cég mindennapi igényeire ad költséghatékony beszerzési megoldást.
Beszerzés konzervatívan
A példánkban szereplők vállalkozás eddig a hagyományos, mindenki által ismert módon látta el kollégáit alkatrészekkel, és a munkavégzéshez szükséges szerszámokkal.
- Központi beszerzés: A szerszámok beszerzésének teljes folyamatát a központon keresztül bonyolították az alkalmazottak. A szervizes kolléga leadta igényét a központban, ahol vezetői jóváhagyás után az adminisztrátorok választották ki, rendelték meg és vették át a szerszámokat. A szerszám tehát a központból jutott el a kollégához, aki azt végül is használta.
- Visszárú ügyintézése: Hibás teljesítés esetén a bonyolult, többszereplős és, két logisztikai lépésből álló folyamat tripla időt vett igénybe. Egyrészt ellentétes irányban is lezajlott a beszerzés folyamata, másrészt a megfelelő szerszámot szintén a központon keresztül rendelte meg a vállalkozás.
- Alternatívák kizárása: A szervizes kollégáknak nem volt közvetlen kapcsolatuk a beszerzési rendszerrel, ezért csak ritkábban értesülhettek az újdonságokról és nehezen láthatták át az alternatívákat. Sőt, az esetleges készlethiányról is csak a központon keresztül kaphattak visszajelzést.
Optimalizáció e-beszerzéssel
Az e-beszerzés bevezetése számos pozitív változást hozott a példánkban szereplő 50 fős cég életébe. Gyorsabbá, átáthatóbbá és logikusabbá vált a beszerzés teljes folyamata. Ráadásul az emberi erőforrással és logisztikával kapcsolatos kiadások is csökkentek. Mindez az alábbi lépéseknek volt köszönhető:
- Elektronikus beszerzés: A cég munkatársai kizárólag online formában adhatják le a megrendeléseket, ami nagyfokú transzparenciát biztosít a leányvállalati vezetőknek, és a külföldi anyavállalatnál kontrolling tevékenységet végző munkatársaknak is.
- Webshop, egyéni igényekre szabva: A központi beszerzés többlépcsős, bonyolult folyamata helyett a szervizes kollégák maguk választhatják ki a megrendelni kívánt szerszámokat. Mérlegelhetik az alternatívákat, kipróbálhatják az új fejlesztéseket és készlethiány esetén más megoldást választhatnak.
- Gyorsabb engedélyezési folyamat: A modern, online technológiának köszönhetően egyszerűbbé és gyorsabbá vált az engedélyezés folyamata. A szakmai vezető közvetlen értesítést kap az igényelt szerszámokról, amit akár azonnal jóváhagyhat. További könnyítés, hogy 100 eurós értékhatárig a szervizes munkatársak külön engedély nélkül is rendelhetnek szerszámokat, ami természetesen bármikor változtatható az egyes felhasználóknál külön-külön.
- Közvetlen kiszállítás: A logisztikai folyamat egylépcsőssé vált, így az áru közvetlenül a szervizbe, vagy a szervizes kolléga saját címére lesz kiszállítva.
- Központi funkciók: A szervizcég központjában jelentősen csökkent a létszám. A közvetlen feladatok és a logisztikai ügyintézés helyett a számlamonitoring került az előtérbe a beszerzés kapcsán. Ez nagymértékben megkönnyíti a beszerzési vezető munkáját.
Kiválóan szemlélteti a fenti változásokat az alábbi infgrafika is, ami a beszerzési vezető, a regionális vezető és a szervizes kolléga az e-beserzésben betöltöt feladatait és felelősségi köreit mutatja be.
Ha elnyerte tetszését a fenti példa és kérdése lenne az e-beszerzéssel kapcsolatban, akkor keresse Utasi-Lukács Ágota kollégánkat az agota.utasi-lukacs@hahn-kolb.hu e-mail címen, aki örömmel segít Önnek kérdései megválaszolásában.
