Nyilvános, korrekt és objektív szempontok figyelembevételével értékelt verseny, ahol a legkedvezőbb ajánlat nyer – talán így lehetne a legegyszerűbben összefoglalni a tenderek mibenlétét.
A tenderek által kínált előnyöket az üzletmenet számos területén alkalmazhatja, a irodabérlettől kezdve a catering szolgáltatáson át, egészen a beszállítók kiválasztásáig. Amíg azonban egy irodabérletnél, vagy a karácsonyi céges rendezvény lebonyolításánál viszonylag egyszerű helyzetben van, addig egy hosszútávú projekt beszállítóinak a kiválasztása igencsak precíz és sokrétű előkészületet igényelhet.
Így szervezzen tendert!
- Készítsen alapos versenykiírást: Még nagyobb projektek esetében is gyakori hibának számít, hogy a szervezők nem fordítanak kellő figyelmet a tenderkiírás elkészítésére. Ez több okból is megnehezítheti a megfelelő partner felkutatását: egyrészt megnőhet az irreleváns pályázók száma, ami erőforrás-pazarlást jelent az érintett feleknek, másrészt egy komolytalan tenderre valószínűleg nem is fognak jelentkezni a legprofibb beszállítók.
- Szervezzen meghívásos tendert: Amennyiben a projekt volumene és a tendereztető szervezet presztízse megengedi, szervezzen meghívásos tendert, ahol a végső megmérettetésen kizárólag a kompetenciák alapján szűrt potenciális beszállítók vehetnek részt. A meghívottak körét eldöntheti szubjektív érvek alapján is vagy szervezhet egy kétlépcsős tendert, ahol az első körben bárki nyíltan pályázhat, míg a második körre kizárólag meghívás alapján jutnak be a potenciális beszállítók.
- A „legkedvezőbb” ajánlat definiálása: Határozza meg pontosan, mi alapján dől majd el a tender, azaz definiálja előre, mitől lesz egy pályázó a legjobb és milyen objektív érvek fogják mindezt eldönteni a verseny során. Ez lehet a legolcsóbb ajánlat, a legtöbb tapasztalattal rendelkező beszállító, a legjobb logisztikával rendelkező szervezet, a legmodernebb megoldásokat kínáló cég vagy akár ezek kombinációja is.
- Állítson össze egy jó csapatot: Állítson össze olyan csapatot a tender lebonyolításához, aminek tagjai több szempont alapján képesek döntést hozni. Tisztázza pontosan a csapaton belül a felelősségi- és döntési jogköröket is, a jövőbeli viták elkerülése végett.
- Válassza a leghatékonyabb csatornát a hirdetésre: A tender meghirdetésénél vegye figyelembe az iparági sajátosságokat és válassza a szakemberek által előnybe részesített csatornákat. Használja ki a közösségi média adta lehetőségeket is, hiszen egy aktívan kezelt LinkedIn profil vagy Facebook csoport akár organikusan is segíthet elérni a releváns célközönséget.
- Gondolkozzon el egy e-tender szervezésén: Az elektronikus beszerzéshez hasonlóan az e-tender is számos előnyhöz juttathatja a beszerzőt és a potenciális beszállítókat. Transzparensebbé, gyorsabbá teheti a pályázatot, ráadásul rengeteg erőforrást megtakaríthatnak a feleknek (például: utazási idő, vagy -költség) E-tendert akár egy egyszerű microsite segítségével is lebonyolíthat, ahol online érhetők el az információk és e-mailen keresztül történik a hivatalos kommunikáció.
- Ügyeljen a jogi kérdésekre: Magától értetődik, hogy kiemelt figyelmet kell szentelnie a jogi kérdésekre. (tisztességes verseny, titoktartás kérdése, adatvédelem, stb.)
- Tartsa be az íratlan szabályokat is: A jogszabályokon kívül, tartsa és tartassa be a morális szabályokat is! Viselkedjen korrekten és kedvesen azokkal a pályázókkal is, akik éppen nem szimpatikusak, vagy nem nyertek a pályázaton. Egyrészt negatívum, ha rosszízű pletykák terjednek egy cégről, másrészt sohasem lehet tudni kinek a segítségére vagy kapcsolati tőkéjére lehet még szüksége a jövőben.
A fenti pontok első ránézésre egyszerűnek és nyilvánvalónak tűnhetnek. Ám a gyakorlatban sokkal nehezebb megszervezni egy tendert, mint azt a legtöbben gondolnák. Ügyeljen mindig a részletekre és legyen alapos az előkészítéstől az eredményhirdetésig.
